O Setor de RH – Recursos Humanos é indispensável dentro de uma empresa, é o verdadeiro coração da empresa, diante da tamanha importância que tem frente a todos os setores e especialmente, por tratar com pessoas.
Por isso, os funcionários do setor de RH devem ser bem treinados e bem preparados, pois tratarão com diversas pessoas, de diferentes personalidades, histórias de vida diversas e dores que jamais serão possíveis de mensurar.
Neste sentido, importante deixar claro que o papel de maior relevância que tem este setor é tratar com pessoas. Porém, não se pode perder de vista que no RH devem obrigatoriamente ser analisados, tratados e armazenados os documentos dos funcionários durante o processo seletivo, no processo de admissão, no curso do contrato de trabalho e também após o encerramento do contrato de trabalho, pelo prazo que a Lei determina.
E os documentos armazenados pelo RH são inúmeros, sendo os principais documentos:
- Contrato de Trabalho e seus aditivos e anexos;
- Ficha e Livro de Registro de Empregados;
- Registro de Controle de Jornada;
- Justificativas de Alterações no Registro de Controle de Jornada;
- Documentos pessoais dos funcionários e dependentes;
- Documentos de saúde ocupacional (admissional, periódico e demissional);
- Atestados médicos apresentados;
- PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário;
- PPRA – Programa de Prevenção de Riscos Ambientais;
- PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional;
- LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Ambiente de Trabalho;
- Recibo de EPIs;
- FGTS e Guia de Recolhimento;
- GFIP;
Estes são alguns dos documentos que são de obrigatória manutenção pelo RH, devendo ser respeitado o prazo previsto em Lei para arquivamento.
O arquivamento documental atualmente não tem obrigatoriedade em ser físico, mas poderá ser mantido em arquivo digital, desde que assegurada a segurança cibernética, o que na verdade é o mais adequado, pois em cada necessidade não será necessário se debruçar a buscar documentos físicos, bastando a localização digital que é facilitada, dada a organização que a digitalização exige.
A segurança em manter e arquivar corretamente os documentos é uma necessidade evidente, para evitar problemas trabalhistas e fiscais.
Isto porque, a empresa poderá ser alvo de fiscalização pelos Órgãos Fiscais e caso não apresente os documentos poderá receber autuação, sendo impostas multas e penalidades que podem ser evitadas com o correto arquivo e apresentação facilitada dos documentos.
Outro ponto importante é a esfera trabalhista, sendo necessário um olhar delicado a este respeito. O trabalhador que teve o encerramento do contrato de trabalho pode ingressar na Justiça do Trabalho para pleitear os direitos que entende devidos e o sucesso ou não de uma Reclamação Trabalhista depende muito dos documentos administrados pelo Setor de Recursos Humanos.
É de extrema importância que em defesa perante a Justiça do Trabalho os documentos sejam encaminhados na integralidade, organizados e assinados pelo funcionário, sob pena de acarretar em condenação trabalhista e prejuízos financeiros que muitas vezes são de alto valor.
Neste sentido, seja pela necessidade de organização documental ou para impedimento de prejuízos fiscais e trabalhistas, é de extrema importância que o Setor de Recursos Humanos seja treinado para tratar os documentos de maneira eficiente e adequada.
Pavan & Meschiatti Advogados Associados