O arquivo de documentos de uma maneira geral na empresa é de extrema importância especialmente pela possibilidade de fiscalizações e ações judiciais, que demandem a apresentação destes documentos e com isso o correto arquivamento facilitará a localização e apresentação ao Órgão a que se destina.
Assim, existem razões principais para o correto arquivamento, iniciando pela economia de tempo do funcionário destinado ao trabalho de localizar o documento, como a segurança que será localizado o documento necessário e especialmente a efetiva localização documental.
Se você imaginar que o arquivamento demandará grande tempo, é um engano comum, pois se existem documentos desorganizados o tempo necessário será gasto para organizar, mas nem se compara a perda de tempo para localizar documentos em arquivos desorganizados, cada vez que solicitados.
Outro ponto que merece destaque atualmente são os arquivos digitais, que são excelentes formas de otimizar o tempo do funcionário e acarretar em maior produtividade.
Isto porque, se a empresa mantém um grande número de documentos arquivados, ainda que organizados, cada solicitação documental demanda a ação do funcionário em ir ao arquivo e digitalizar o documento para envio.
É possível neste cenário imaginar duas situações diferentes:
Uma empresa com arquivo completamente desorganizado, precisará iniciar uma força tarefa para organização documental e ao mesmo tempo, cada etapa organizada realiza a digitalização dos documentos, organizando em arquivo digital estruturado, de forma que toda solicitação posterior seja possível simples localização no próprio computador e envio ao destinatário, sem qualquer tempo demasiado para tal cumprimento.
Neste cenário, serão organizados em uma única força tarefa o arquivo digital e o arquivo físico.
Grande parte de empresas já têm arquivos organizados, onde a força tarefa demandara menor esforço, apenas por etapas de digitalização de cada pasta física, sendo que neste cenário o arquivo físico já organizado, haverá a organização estruturada do arquivo digital.
E a grande pergunta, mas eu preciso manter o arquivo físico e digital?
Esta resposta dependerá do tipo de documento arquivado.
Documentos que carregam uma assinatura física, especialmente de funcionários, existe a obrigatoriedade de guarda dos documentos pelo prazo previsto em Lei.
Outros documentos de controle, como atualmente as guias que são todas emitidas eletronicamente e os pagamentos feitos de forma digital. Neste caso, não havendo assinatura física, é completamente dispensável o arquivamento, inclusive inviável a materialização em papel para arquivo, pois o documento já tem validade eletronicamente.
Mas como saber se eu posso ou não eliminar a via física? É necessário a avaliar para classificar cada tipo de documento, pois cada um carrega o seu valor e no caso de descarte, precisa ser feito com segurança.
Outra opção é a assinatura já feita na origem de maneira digital, o que vem sendo aprimorado cada dia mais nesta era digital, onde o funcionário pode realizar a assinatura por certificadoras e neste caso nem preciso será o arquivo físico, eliminado cada vez mais os papéis e otimizando cada dia mais os processos.
Em conclusão, muitos documentos com arquivamento físico já podem ser realizados de forma exclusivamente digital, porém é necessário segurança no processo de adequação do arquivo, para garantir que documentos físicos necessário ainda sejam mantidos em arquivo pelo prazo Legal, sem perder de vista também a segurança do arquivo digital, tanto no armazenamento quando a segurança de dados.
O arquivo físico acaba ficando a minoria e ainda poderá ter a localização facilitada com a manutenção do arquivo físico também na forma digital e pode ter certeza, são raras as vezes que haverá necessidade de buscar o arquivo físico.
E com isso todos ganham, o funcionário ficará mais motivado por não precisar do desgaste em manusear arquivo físico, pois só quem já teve esta atividade sabe o quanto é desgastante, e o empresário, além de ter um funcionário mais motivado e por consequência mais produtivo, ainda sai ganhando na otimização do tempo do funcionário, podendo distribuir outras atividades e ganhar nos processos.
Pavan & Meschiatti Advogados Associados