É obrigatório ter uma administradora em um condomínio? Como funciona esta questão?
Estaremos analisando este assunto que, para alguns moradores parece não haver sentido em contratar uma empresa para realizar a administração do condomínio, quando se tem um síndico eleito, mas precisamos compreender os serviços prestados e também como escolher este tipo de prestador de serviços.
A contratação da administradora pelo síndico eleito, está previsto no Código Civil, em seu artigo 1.348 conforme abaixo:
Art. 1.348. Compete ao síndico:
2º O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembléia, salvo disposição em contrário da convenção.
Como é uma competência do síndico, ele pode administrar o que não é aconselhável o condomínio ou pode terceirizar esta tarefa, que estaremos analisando como escolher uma boa empresa para administrar o patrimônio dos condôminos.
Quando se fala em administrar o condomínio no caso da administradora, se trata das questões burocráticas, como envio de cobranças aos condôminos, tarefas bancárias que tomam tempo como cobranças e pagamentos, entre outros assuntos pertinentes a rotina administrativa, não o fato da tomada de decisão da administração que continua em poder do síndico.
Para se escolher uma boa administradora, é importante levar em consideração algumas informações a respeito, pois ela quem geralmente tem o acesso as contas do condomínio e, já houve casos onde a administradora acabou sumindo com o dinheiro do condomínio, causando um enorme prejuízo aos condôminos e condomínio, que tiveram que fazer rateios para cobertura de despesas que não estavam sendo pagas, ou em casos onde o valor que deveria estar aplicado de fundo de reserva acabou sumindo da conta.
No momento anterior a contratação da administradora, deve se buscar como manda o figurino o mínimo de 3 empresas, para poder comparar os serviços prestados entre elas, e entender a questão dos valores também, pois quando o valor é muito abaixo do mercado deve ter uma certa desconfiança para evitar problemas futuros.
Superado este momento, partimos para investigação dos sócios da empresa, analisando o perfil, se são atuantes dentro da administradora, se estão supervisionando seus funcionários para que tudo saia conforme a proposta enviada ao condomínio, podendo solicitar a administradora certidão de distribuição de processos trabalhistas, cíveis e criminais em nome da empresa e sócios.
Vá a sede da empresa que está negociando, para conhecer os funcionários, sentir o ambiente, entender como funciona a sistemática de trabalho, informações que prestarão e serviços, quem será o contato direto do síndico para solução de problemas, qual prazo leva em média estas soluções.
Busque informações de outros condomínios que são administrados por esta administradora, para que tenha a experiência do síndico que já trabalha com eles, confrontando as informações passadas com a realidade vivenciada em outros condomínios.
Após a escolha de quem irá prestar o serviço, precisa delimitar algumas informações onde como funciona a questão da conta bancária, quem autoriza os pagamentos e transferência, importante entender e montar uma linha de trabalho e entender como funciona dentro da administradora.
A montagem e envio das pastas mensais com todos os comprovantes originais, se é de praxe da administradora realizar este envio, como os impostos inclusive, para que o condomínio detenha a posse desta documentação, para evitar problema caso necessário a troca da administradora futuramente e os documentos possam ser extraviados.
A aprovação das contas pelo conselho, se é enviado relatório mensal para que eles realizem o acompanhamento das contas.
É de extrema importância a boa escolha de uma administradora que possa prestar um serviço de qualidade ao condomínio, evitando qualquer problema futuro para os condôminos e síndico também.