O que a administradora de condomínio realiza? Quais são os serviços que ela presta ao condomínio?
Hoje estaremos abordando o tema das administradoras de condomínio, sobre suas atribuições, os serviços que prestam ao condomínio, para entender melhor seu funcionamento e sua importância dentro de um condomínio.
A administradora geralmente é o braço direito do síndico, junto com seu corpo jurídico, pois é ela quem realiza as tarefas administrativas para o condomínio, como veremos abaixo, sendo que, deve se ter um prestador diverso para o jurídico do condomínio e um prestador diverso para prestar a administração do condomínio, presando pela independência entre eles, e no caso de conflitos, sendo ambos agindo com imparcialidade.
Na área de gestão administrativa, temos diversas funções que devem ser exercidas pela administradora, como o atendimento dos condôminos, sindico e corpo diretivo, através de telefone, e-mail ou plataforma digital, pois através dela que se é feita as reclamações, solicitação de informações, as soluções de problemas.
A administradora deve manter o cadastro dos moradores em dia, sendo que deve distinguir o proprietário do locatário, para fins de cobrança correta do condomínio, como do acesso de entrada dos moradores e autorização de mudanças.
É ela quem elabora os editais de assembleias dos condomínios, bem como está presente também nas assembleias, realizando o controle de acesso para garantir apenas os condôminos com os pagamentos em dia para participação da votação, elaborando a ata, para que seja registrada posteriormente em cartório.
Também realiza o controle da realização das assembleias referente as datas em que devem ser realizadas, auxiliando o síndico e o corpo diretivo.
Realiza o controle do uso e cobrança das áreas do condomínio onde se deve ter este tipo de cobrança, como área gourmet, salão de festas, ou outras áreas que demandam cobrança pela locação do espaço.
Pode auxiliar síndico quando necessário na questão de orçamentos para obras, materiais, auxiliar também no controle e gestão das áreas como prazos para serviços periódicos como limpeza de caixa d’água, dedetização, AVCB.
Junto as questões administrativas referente aos cartórios, prefeituras ou outros assuntos da administração pública, é ela quem realiza as diligências necessárias para manter em ordem a documentação do condomínio.
Na área de recursos humanos, quando existe funcionário do condomínio próprio (orgânico), ela deve realizar todo o procedimento como se fosse uma empresa comum, como emissão de holerite, controle de jornada, paramentos, controle de férias, outros auxílios, recolhimento de INSS e FGTS, realização de admissão e demissão, bem como toda a rotina administrativa de um RH, para manter a documentação em dia dos funcionários do condomínio.
Deve ficar atenta com o uso, entrega e controle dos EPIs, com seus respectivos CAs, se atentando ao prazo de validade e troca destes itens, mantendo ficha de entrega assinada e organizada no prontuário do funcionário, para que, caso necessário, seja localizado rapidamente para sua comprovação.
Outros documentos que deve ficar atento se necessário é o PPRA que após o ano de 2022 deve ser o PGR, e o PCMSO, são documentos que devem estar em dia, o PPP quando necessário também deve ser emitido.
Na parte financeira, é a administradora quem faz a gestão de contas a pagar e receber do condomínio, elaborando boletos de cobrança, quadro de despesas para informar os condôminos, emissão da declaração de inexistência de débitos de um condômino, realiza os pagamentos dos tributos e impostos.
Estas são algumas das funções exercidas pela administradora do condomínio, que em alguns casos parece simples, na verdade são muitos detalhes a serem analisados.