Quais os passos o condomínio pode fazer para que a assembleia se torne produtiva? Como fazer a convocação da assembleia?
No artigo de hoje, estaremos tratando o assunto que é a assembleia do condomínio de forma produtiva, com a finalidade de trazer cada mais vez mais participantes e que os condôminos atuem de forma participativa, votando e trazendo opções e soluções para que o condomínio possa sempre estar em evolução.
Pensando nisso, o condomínio precisa identificar os pontos para que a assembleia se torne atrativa e os condôminos sintam vontade em participar destas assembleias.
Em primeiro lugar, é necessário avaliar a pauta da assembleia com a simples pergunta, este assunto é pertinente a ser levado a assembleia? Os condôminos precisam votar este assunto em assembleia? É interessante enviar um informativo antes para que os condôminos venham preparados para a assembleia?
Com algumas perguntas antes de se convocar a assembleia, pode ser tirado diversos assuntos da pauta, para que a assembleia seja realizada de forma que somente os itens necessários sejam levados a discussão, sendo que em alguns casos, é importante enviar documentação previa para que os participantes saibam sobre o que será discutido e realizada a votação, como em alguns casos tenha ciência de um informativo prévio de orçamento, tipo ou qualidade de produtos ou equipamentos, para que possam chegar na assembleia mais preparados.
Abaixo elencamos alguns passos básicos para que uma assembleia possa ser mais produtiva para todos os envolvidos.
Avaliação dos assuntos.
Importante entender e avaliar os assuntos que serão levados a discussão na assembleia do condomínio, se é o caso de levar a votação, ou se são casos que são decisões do síndico que podem posteriormente ser levada a assembleia apenas para ratificação, ou se o assunto é passível de solução com o envio de comunicação aos condôminos ou em alguns casos a reunião com o conselho resolveria.
Edital e tópicos da assembleia.
Verificar os tópicos mais importantes a serem discutidos em reunião, deixando os assuntos mais importantes a serem discutidos primeiros e os de menor importância para último.
Antecipar a divulgação do edital de convocação para que os condôminos se preparem para participar da assembleia, e com a finalidade de evitar a nulidade futura da assembleia.
Horário de início e fim.
Respeito com os horários de início e fim da assembleia são importantes, para que os condôminos possam se organizar para participação, pois existem casos que a assembleia acaba não sendo produtiva e se estendendo até horas da noite, desencorajando os condôminos a participarem pois não é produtiva.
Objetividade.
Trazer objetividade a assembleia, como fazer o dever de casa antes de convocar a assembleia, quando se necessita de explicações técnicas ou orçamentos, realizar previamente para que no dia da assembleia esteja com as respostas as possíveis perguntas e questionamentos que possam ser trazidos durante a assembleia, sendo possível solicitar aos condôminos previamente a assembleia sobre o assunto caso tenham alguma dúvida especifica para que avalie a necessidade de trazer o profissional que estará executando o serviço ou realize os questionamentos prévios para que na assembleia possa trazer as respostas que foram solicitadas.
Pós assembleia.
Definir nos casos que precisem formar comissões para acompanhamento de serviços ou orçamentos os papeis de cada envolvido, para que tenham ciência de sua responsabilidade e que possam acompanhar de forma objetiva o serviço ou orçamento a ser realizado.
Realizando estes pontos colocados acima, a assembleia do condomínio tem tudo para ser produtiva e aumentar a cada assembleia a participação dos envolvidos, pois ela será prática, objetiva e com horário de início e fim, sendo possível que os condôminos se organizem para a sua participação.